De tijd dat de overheid uitsluitend voorlichting gaf over aanvaard beleid, ligt ver achter ons. Al in een veel eerder stadium van beleidsvoorbereiding communiceert de overheid met de omgeving, waarbij de communicatie allang niet meer alleen zendergericht is. Voor de provincie Utrecht stelde Korbee & Hovelynck een Handleiding Communicatie bij wegenprojecten op, naar aanleiding van enkele wegenprojecten die we voor de provincie hadden begeleid.
Beleidsmedewerkers hebben het regelmatig over ‘interactief beleid maken’ en projectleiders betrekken belanghebbenden al vroeg bij het project. Een juist gekozen interactie met de omgeving komt niet alleen de kwaliteit van het project ten goede, het draagt ook in positieve zin bij aan de beeldvorming van je organisatie: een herkenbare, moderne en klantgerichte provincie.
Maar als je nu een concreet wegenproject bij de hand hebt, wanneer, met wie en hoe moet je dan communiceren? Waar begin je en hoe organiseer je het? En hoe verhouden de ‘nieuwe’ vormen van inspraak (meedenken en meepraten) zich met het aloude begrip ‘inspraak’ waarbij sprake is van wettelijk vastgelegde procedures en reactietermijnen?
De Handleiding Communicatie bij wegenprojecten heeft richtlijnen voor de communicatie bij wegenprojecten. Het is een hulpmiddel voor projectleiders bij het maken van hun communicatieplan. Communicatie is tenslotte een van de elementen die in het plan van aanpak een plaats moet hebben. De mate waarin een project achteraf als geslaagd wordt beoordeeld, hangt vaak mede af van de kwaliteit van de communicatie: zijn de juiste groepen of individuen op de juiste momenten en op de juiste manier in de gelegenheid gesteld hun inbreng te geven? Heeft de provincie voldoende helderheid gegeven over het proces, de ruimte daarin en de zin die het had om mee te denken? En, last but not least: heeft de provincie de juiste mensen tijdig en volledig geïnformeerd over de werkzaamheden voorafgaande en tijdens de uitvoering?